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商务写作:英语邮件中不可忽视的细节

2015-06-09    来源:网络    【      美国外教 在线口语培训

英语邮件中不可忽视的细节

1. Write a meaningful subject line “主题”要有意义

在把你的邮件发送出去之前,你要检查一下邮件主题是否能够准确概括邮件的正文内容。如果你的主题写得很模糊,或者主题栏是空的话,那么很有可能对方压根就不会打开你的邮件。我们来看一个例子:

Subject: Important! Read Immediately!!!

建议:你认为很重要的事情在别人看来却未必如此,你在邮件主题栏里大喊大叫只会让对方觉得你很傲慢,且不专业。邮件的主题一定要informative (具体,提供有用信息),让对方在没打开你邮件之前就知道你大概要说什么。上面这个主题可以这样改:

Subject: Emergency: All Cars in the Lower Lot Will Be Towed in One Hour

建议:如果你的邮件内容真的很重要且紧急,那么不妨把主题写得具体些,同时,尝试主题首字母大写,这样可以引起对方的重视。

2. Identify yourself clearly 选择一个专业的邮箱地址

试想一下,假设你是会议的主办方,在会议开始的前一天,你收到这样一封邮件:

To: Bruce Blinderson

From: FuZzYkltTy2000@hotmail.com

Subject: [Blank]

Hi, I'm going to miss tomorrow conference, can you send me the conference proceedings?

建议:收到这样一封邮件之后,你肯定很蒙:FuZzYKltTy2000是何许人也?这封邮件可以这样改:

To: Bruce Blinderson

From: m.ponsybil@gmail.com

Subject: Conference absence, Sept. 10

Dear Mr. Bruce,

This is Morris Ponsybil from…

简评:这封邮件的邮箱地址更专业,收信人可以把邮箱地址和写信人的真实身份联系起来。

3. Distinguish between formal and informal situations 语言风格得当

邮件有正式和非正式之分。

如果你是写给和自己比较熟的同事,那么在邮件里用一些表情符号(smilies 如 :P 等),缩写(比如IIRC表示"If I recall correctly"; LOL 表示"laughing out loud")和网络语言可以使你的邮件充满个性,增进你与对方的感情。

但是如果你是写给你的上司,或者不太熟的客户,那么在语言风格的拿捏上就要谨慎了。

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