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商务写作:邮件必备的五大注意事项

2015-06-15    来源:网络    【      美国外教 在线口语培训

邮件必备的五大注意事项

【商务邮件】

商务英语中,电子邮件(email)写作是很重要的一部分,好的电子邮件不仅是英语水平的体现,更是保障正常商务交流的前提。

商务电子邮件有其自身的特点,其实也不复杂,牢记下面4步即可轻松搞定email!

1. 搞清发送邮件对象、邮箱地址

发送邮件之前,必须搞清楚发送邮件的对象、职位(以便称呼对方)以及邮箱地址。

To: email接收者邮箱地址; From: email发送者邮箱地址; CC: 抄送; Subject: 主题,即这份email的主要内容是什么。每一项都必须保证完全正确,Subject简单明了地写清楚是什么事即可,比如:pricing policy meeting(定价政策会议);  letter of application(申请信)。

2. 明确邮件目的

一般来讲,商务电子邮件分为以下几种:表达感谢(Thanking)、答复消息(Responding)、表达歉意(Apologizing)、通知(Announcing)、提醒(Reminding)、确认信息(Making Confirmation)、提出要求(Requesting)、询问原因(Inquiring)、提出建议(Making suggestions)等。

每种类型都会相应的句型可供参考,这里以表达感谢和询问原因为例。表达感谢可以用Thank you for v+ing/ your reply. 开头;询问原因时,可以用Could you tellme...? Would it be possible for you to let me know ...? I wonder if you could explain... 等句型。

对于英语基础不是特别扎实的同学来说,适当积累一些常用句型,对提高商务邮件书写能力及工作效率是很有帮助的。在平时多积累的基础上也可以阅读一些书籍参考。

3. 正文内容直奔主题

商务邮件不需要过多的寒暄,恰当的称呼和招呼之后就可直接进入主题。第一句说明邮件的目的,比如:I'd like to discuss the meeting preparation with you. 表明邮件的目的是商讨会议准备,接下去再展开具体内容。商务邮件也不宜过长,阐述清楚即可,不需要过多修饰。

4. 注意语气和措辞

除了英语不出错,说话的语气和措辞也要格外注意。同级之间、较为熟悉的工作伙伴之间可以采用非正式(informal)表达,而和上司汇报工作、和客户沟通则需要用正式(formal)用语。比如提出建议时,非正式场合可以说How is ... for you? Is... ok for you? 正式用语则要说成When would be convenient for you?

5. 检查拼写

确保发送的邮件不要有拼写错误,可以先用电脑自动检查一遍,不确定的单词查字典确认。拼写虽是小事,却反映出办事的态度,千万不要因为拼写而给对方造成不好的印象。有了以上5步的保驾护航,写出一封较为满意的商务电子邮件就不是一件难事了。

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