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【BEC写作】商务信函的常见行文逻辑

2016-12-30    来源:沪江英语    【      美国外教 在线口语培训

商务信函共通的特征是什么?
和任何一篇普通文章一样:开头、中间和结尾。但是由于撰写的目的不同,每个部分的内容也会因此发生改变。
下面7种类型来自《Powerful Business Writing》,供大家参考。
其中B代表开头(Beginning),M代表中间(Middle),E代表结尾(End)。


1. Information or acceptance 提供信息、表示接受
B:引入话题
M:讨论或解释
E: 表达你希望对方采取的行动
2. Sales or persuasion 销售、说服对方
B:通过提出一个理念或提供一项产品服务来吸引对方注意
M:使用一系列事实,晓之以理、动之以情
E: 呼吁对方
3. Request 请求
B:说明你的需求
M:描述你需求的原因
E:请求帮助并表示感谢
4. Complain 抱怨
B:说明问题出处
M:提供充足的细节,以便对方帮助
E:表达你希望对方采取的行动
5. Rejection 拒绝
B:对对方表示同情,拉近关系
M:将拒绝委婉提出,并且放在中间。说明拒绝的原因时也要给对方留情面
E:强调对于该局面的积极面
6. Collection 征收
B:有礼貌地表达,提供对方未付款的信息
M:有礼貌地要求对方及时付款
E:表达如果付款不能及时到账时你将采取的行动,并随信附送回信信封
7. Goodwill 示好
B:表达感谢、赞美、祝贺、同情,或者邀请
M:提供非正式的较私人的信息
E:以热情的方式结尾
 
一些常用的连接词~
大逻辑清楚了,接下来是信函中的小逻辑。
连接词是信函中不可或缺的成分,将信函连接成完整的一体。


 

当然不仅局限于单词,很多句子和短语也可以作为连接过渡使用。
如:


    • “That brings us to the next step, which is …”
    • “Now that we’ve settled that problem, let’s look at …”
    • “Unfortunately, in this case, we won’t be able to …”
    • “In addition to budget constraints, there’s another matter we have to discuss.”



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